Shadow-IT is een fenomeen dat in vrijwel elke organisatie voorkomt – vaak zonder dat je het doorhebt. Werknemers gebruiken handige tools of apps om hun werk te versnellen, zonder dat de IT-afdeling hiervan op de hoogte is. Dat lijkt onschuldig, maar kan grote gevolgen hebben voor de veiligheid, compliance en beheersbaarheid van je IT-landschap.
Shadow-IT verwijst naar het gebruik van IT-oplossingen binnen een organisatie die niet zijn goedgekeurd of beheerd door de centrale IT-afdeling. Denk aan tools als Google Drive, Dropbox, Trello of ChatGPT die medewerkers op eigen houtje inzetten, bijvoorbeeld omdat de officiële software traag, omslachtig of niet gebruiksvriendelijk genoeg is.
Het kan gaan om hardware (zoals privé-laptops), software (zoals projectmanagementtools) of clouddiensten (zoals niet-goedgekeurde opslagtools). Vaak worden deze middelen gekozen met de beste bedoelingen – om efficiënter te werken of beter samen te kunnen werken met collega’s of externe partners.
Het probleem zit ’m niet per se in de technologie zelf, maar in het gebrek aan zicht en controle. Shadow-IT opereert buiten de kaders van het formele IT-beleid, waardoor risico’s op het gebied van beveiliging, privacy en onderhoud snel toenemen.
Shadow-IT ontstaat meestal niet uit onwil, maar uit een behoefte aan snelheid, gemak of flexibiliteit. Medewerkers kiezen voor tools die hun werk ondersteunen, zeker als de beschikbare bedrijfssoftware niet intuïtief is of niet goed aansluit op hun dagelijkse taken.
Veelvoorkomende oorzaken:
Beperkte toegang tot tools: Wanneer de officiële tools niet alles kunnen wat een team nodig heeft, zoeken medewerkers naar alternatieven.
Traag IT-proces: Bij elke nieuwe softwareaanvraag een heel goedkeuringsproces doorlopen werkt frustrerend. Dus wordt er soms sneller naar een eigen oplossing gegrepen.
Remote en hybride werken: Medewerkers die deels thuiswerken, gebruiken eerder hun eigen apparaten of online tools, zeker als ze onderweg of buiten kantooruren werken.
Gebrek aan bewustzijn: Niet iedereen weet dat het gebruik van externe tools risico’s met zich meebrengt, of dat er überhaupt regels voor zijn binnen de organisatie.
Deze situaties zorgen ervoor dat shadow-IT vaak sluipend groeit. Eerst is het één medewerker die een handige tool probeert, voor je het weet gebruikt een heel team een ongeregistreerde cloudopslagdienst.
Het is belangrijk om te beseffen dat shadow-IT niet altijd voortkomt uit ‘ongehoorzaamheid’, maar juist uit betrokkenheid en de wil om efficiënt te werken. Dáárom is het zo belangrijk om dit onderwerp niet alleen technisch, maar ook menselijk te benaderen.
Hoewel shadow-IT vaak ontstaat met goede bedoelingen, brengt het serieuze risico’s met zich mee. Zonder centrale controle en zicht op welke tools er gebruikt worden, neemt de kwetsbaarheid van je organisatie snel toe.
Niet-goedgekeurde apps of tools worden vaak gebruikt zonder beveiligingsmaatregelen zoals tweefactorauthenticatie, encryptie of regelmatige updates. Hierdoor ontstaan zwakke plekken in het netwerk die gevoelig zijn voor datalekken, hacks of malware.
Voorbeeld: een medewerker uploadt klantdata naar een gratis tool voor tekstanalyse, zonder te beseffen dat deze data op Amerikaanse servers belandt zonder voldoende bescherming.
Voor veel bedrijven geldt wet- en regelgeving rondom dataopslag, zoals de AVG. Als bedrijfsgegevens via shadow-IT in het buitenland belanden of niet goed beveiligd zijn, riskeer je forse boetes of reputatieschade. Het probleem: je weet vaak niet eens waar de data staat.
Als medewerkers eigen tools gebruiken zonder IT-afstemming, zijn er geen centrale back-ups of herstelmogelijkheden. Gaat er iets mis of verdwijnt er data? Dan is het meestal onmogelijk om die nog terug te halen.
Wanneer verschillende teams verschillende tools gebruiken, ontstaat er een wildgroei. Informatie raakt versnipperd, systemen sluiten niet op elkaar aan, en support wordt lastiger. Dit zorgt voor vertraging en frustratie bij medewerkers én klanten.
Tools die buiten het officiële IT-ecosysteem vallen, integreren vaak slecht met andere systemen. Dat leidt tot dubbel werk, onnodige abonnementskosten en verlies van overzicht.
Shadow-IT hoeft niet altijd verkeerd te zijn, maar zonder duidelijke richtlijnen en toezicht kan het snel uitgroeien tot een serieus bedrijfsrisico.
Ondanks alle risico’s kiezen veel medewerkers bewust voor tools buiten het officiële IT-landschap. En eerlijk is eerlijk: shadow-IT heeft óók voordelen juist daarom is het zo hardnekkig.
Shadow-IT stelt teams in staat om snel nieuwe ideeën te testen of efficiënter te werken. In plaats van te wachten op goedkeuring of een langdurig implementatietraject, kunnen medewerkers direct aan de slag. Denk aan een marketingteam dat tijdelijk een AI-tool gebruikt om sneller content te genereren.
Sommige tools zijn gewoon intuïtiever dan de officiële alternatieven. Als iemand privé al gewend is aan bijvoorbeeld Notion, is de kans groot dat diegene het ook voor werk wil gebruiken ook als het niet ‘mag’. En gemak wint het vaak van beleid.
Met shadow-IT kunnen medewerkers hun eigen werkomgeving inrichten zoals ze zelf willen. Dat geeft een gevoel van autonomie, wat de productiviteit en motivatie positief kan beïnvloeden.
De voordelen van shadow-IT laten zien dat het probleem niet zwart-wit is. Er zit een spanningsveld tussen centrale controle en individuele vrijheid. Te strakke IT-regels kunnen innovatie afremmen, maar te veel vrijheid kan je organisatie kwetsbaar maken.
Het is dus niet alleen een technisch probleem, maar ook een cultuurvraagstuk. Hoe zorg je voor een balans waarin medewerkers ruimte krijgen om effectief te werken, zonder dat je als organisatie grip verliest?
Shadow-IT kan zich stilletjes in je organisatie nestelen. Omdat het vaak buiten de radar van de IT-afdeling gebeurt, is het herkennen ervan niet altijd eenvoudig. Toch zijn er duidelijke signalen waar je op kunt letten.
Signalen die kunnen wijzen op shadow-IT:
Gebruikersvragen over tools die officieel niet worden ondersteund.
Bijvoorbeeld: “Waarom werkt Trello niet meer op mijn laptop?” terwijl Trello niet is toegestaan.
Verkeerde of onverwachte foutmeldingen in het netwerkverkeer.
Dit kan wijzen op ongeautoriseerde tools die via het bedrijfsnetwerk communiceren.
Afdelingen die hun eigen processen draaien met onbekende software.
Denk aan een HR-team dat een gratis planningstool gebruikt buiten de centrale planningstool om.
Data die op plekken staat die je niet kunt traceren.
Bijvoorbeeld klantbestanden in een onbekende Dropbox-map of op een persoonlijke Google Drive.
Het is belangrijk om shadow-IT niet op gevoel, maar op basis van data te herkennen. Dat kan op de volgende manieren:
Netwerkmonitoring: Analyseer het netwerkverkeer op apparaten en kijk welke domeinen of applicaties gebruikt worden.
Cloud access security brokers (CASB): Deze tools geven inzicht in alle cloudservices die door medewerkers worden gebruikt.
Endpoint monitoring: Hiermee zie je welke applicaties zijn geïnstalleerd op apparaten binnen je organisatie.
Medewerkersinterviews en interne audits: Soms helpt gewoon vragen wat mensen gebruiken en waarom ze daarvoor kiezen.
Shadow-IT is geen probleem dat alleen door IT opgelost kan worden. Ook management speelt een sleutelrol in het herkennen én bespreekbaar maken van het onderwerp. Als de werkdruk hoog ligt en processen traag verlopen, zoeken mensen logischerwijs naar snellere routes.
Door een open cultuur te creëren waarin medewerkers zich vrij voelen om hun digitale werkwijze te bespreken, krijg je sneller zicht op afwijkend gedrag, voordat het een risico wordt.
Shadow-IT helemaal verbieden is in de praktijk vaak niet realistisch. Wat wél werkt, is het slim beheersen en voorkomen waar mogelijk. Het gaat om het vinden van een balans tussen grip houden en medewerkers de vrijheid geven om productief te zijn.
Zorg dat het voor iedereen binnen de organisatie duidelijk is welke tools wel en niet gebruikt mogen worden, en waarom. Leg ook uit wat de risico’s zijn van het gebruik van externe software. Een simpel en begrijpelijk beleid is effectiever dan een technisch document waar niemand iets van snapt.
Mensen gebruiken vaak shadow-IT omdat ze het gevoel hebben dat de officiële tools niet aansluiten bij hun werk. Door medewerkers actief te betrekken bij het kiezen van software, verklein je de kans dat ze op eigen houtje iets anders gaan gebruiken.
Als je wilt dat mensen zich aan het IT-beleid houden, moet je ze ook goede en moderne tools aanbieden. Gebruiksvriendelijke software die goed aansluit bij hun werkprocessen verkleint de verleiding om zelf op zoek te gaan.
Bewustwording is essentieel. Veel mensen weten simpelweg niet wat de impact is van het gebruik van niet-goedgekeurde tools. Regelmatige interne sessies, korte e-learnings of security awareness-trainingen kunnen al een groot verschil maken.
Gebruik monitoringtools om shadow-IT in kaart te brengen, maar hanteer een menselijke aanpak in je reactie. Ga in gesprek met teams die externe tools gebruiken: waarom gebruiken ze die? Wat missen ze in de huidige software? Zo voorkom je een 'verboden-stempel' en stimuleer je een constructieve oplossing.
Het voorkomen van shadow-IT is geen kwestie van straffen, maar van begrijpen en verbeteren. Door beleid, communicatie en technologie goed op elkaar af te stemmen, houd je controle zonder de innovatie te remmen.
Om shadow-IT echt tastbaar te maken, is het goed om te kijken naar concrete situaties. Hieronder zie je drie voorbeelden die illustreren hoe shadow-IT in de praktijk voorkomt en wat de gevolgen kunnen zijn.
Een marketingteam wil sneller campagnes opzetten en besluit ChatGPT te gebruiken voor copywriting. Ze kopiëren klantdata in de tool om betere outputs te krijgen. Wat ze niet weten: die data wordt verwerkt op servers buiten Europa, wat in strijd is met het privacybeleid van het bedrijf. Gevolg? Een melding bij de functionaris gegevensbescherming en een risico op boetes.
De salesafdeling vindt het officiële CRM-systeem te log en besluit zelf een licentie op een gebruiksvriendelijke CRM-tool te nemen. Na een paar maanden blijkt dat klantgegevens dubbel worden bijgehouden, afspraken missen en het overzicht zoek is. De IT-afdeling ontdekt het pas als er integratieproblemen ontstaan met de facturatiesoftware.
Een team werkt hybride, maar de VPN-verbinding is traag. Een medewerker kiest ervoor om bestanden op zijn persoonlijke Google Drive op te slaan, “voor de snelheid.” De laptop wordt gehackt via een phishingmail, en gevoelige documenten liggen ineens op straat.
Deze voorbeelden laten zien dat shadow-IT niet alleen gaat over tools, maar ook over gedrag, werkdruk en cultuur. In veel gevallen hadden deze situaties voorkomen kunnen worden door betere tools, heldere communicatie of simpelweg het gesprek aangaan.
Shadow-IT is geen tijdelijk probleem of iets dat alleen bij grote bedrijven speelt. Het ontstaat overal waar mensen creatieve oplossingen zoeken om hun werk makkelijker te maken. En dat is precies waarom het zo belangrijk is om er slim mee om te gaan.
Hieronder vind je een aantal praktische tips die je direct kunt toepassen:
Herken de signalen vroeg
Let op afwijkend softwaregebruik, vragen over onbekende tools of netwerkverkeer naar niet-goedgekeurde diensten.
Wees transparant en betrek je mensen
Betrek teams bij het kiezen van tools. Vraag actief wat zij missen in de huidige softwarestack en zoek samen naar oplossingen.
Maak het beleid praktisch en begrijpelijk
Geen wollige documenten, maar concrete regels die iedereen snapt. Bijvoorbeeld via een interne toollijst met een ‘toegestaan’ en ‘niet toegestaan’-kolom.
Gebruik technologie om inzicht te krijgen
Zet monitoringtools in om het gebruik van externe applicaties in kaart te brengen, zonder een sfeer van wantrouwen te creëren.
Stimuleer innovatie, maar met kaders
Als iemand een nieuwe tool wil testen, faciliteer dat dan gecontroleerd. Een korte pilotfase mét begeleiding is beter dan volledig verboden gebruik.
Shadow-IT is geen vijand, maar een signaal. Het laat zien waar mensen in je organisatie tegenaan lopen, wat ze missen en hoe ze zelf proberen te verbeteren. Door er bewust mee om te gaan – met beleid, monitoring én begrip – houd je grip zonder innovatie in de weg te staan.
Wil je shadow-IT structureel aanpakken zonder je flexibiliteit te verliezen?
Bij Tuple helpen we organisaties met het opzetten van schaalbare en veilige IT-structuren die ruimte laten voor vernieuwing. Samen brengen we je huidige situatie in kaart en bouwen we aan een toekomstbestendig IT-beleid dat werkt in de praktijk.
Neem contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Shadow-IT is het gebruik van IT-oplossingen binnen een organisatie zonder toestemming of medeweten van de IT-afdeling. Denk aan apps, tools of clouddiensten die buiten de officiële softwarestack vallen.
Shadow-IT ontstaat vaak doordat medewerkers sneller of makkelijker willen werken, bijvoorbeeld omdat officiële tools te beperkt of omslachtig zijn.
Het brengt risico’s met zich mee op het gebied van beveiliging, privacy (zoals AVG), dataverlies, inefficiëntie en slechte integratie met bestaande systemen.
Let op signalen zoals onbekende tools in gebruik, netwerkverkeer naar externe diensten of vragen over niet-ondersteunde applicaties. Monitoringtools kunnen hier ook bij helpen.
Door beleid op te stellen, medewerkers te betrekken bij toolkeuzes, monitoring in te zetten en open te communiceren over de risico’s en alternatieven.
Als Marketing & Sales Executive bij Tuple maak ik gebruik van mijn expertise op het gebied van digitale marketing terwijl ik voortdurend streef naar persoonlijke en professionele groei. Mijn sterke interesse in IT motiveert me om op de hoogte te blijven van de nieuwste technologische ontwikkelingen.
