Een nieuwe standaard voor de logistieke werkvloer

Bij veel stuwers en stuwadoors verliep het werk nog volledig handmatig. Sommige bedrijven gebruikten zelfs nog pen en papier, terwijl anderen werkten met Excel-bestanden die voortdurend moesten worden aangepast en gecontroleerd. Deze werkwijze was niet alleen foutgevoelig, maar ook enorm tijdrovend. Het kostte dagelijks veel meer tijd dan nodig was om inzet, planning en prestaties bij te houden.

Albert, co-founder van Docklay, verwoordde het mooi:

“Je merkt dat veel bedrijven nog met Excel of zelfs papier werken. Niet omdat ze niet willen vernieuwen, maar omdat er simpelweg geen goede oplossing was die echt past bij onze praktijk.”

Daarbovenop was er geen sprake van realtime inzicht. Planners moesten informatie bij elkaar zoeken uit verschillende bestanden, stuwers hadden geen direct overzicht van hun werkzaamheden en belangrijke data stond verspreid over meerdere documenten en tabbladen. Dat zorgde geregeld voor vertraging, miscommunicatie en fouten die zowel voor klanten als voor de stuwers zelf kostbaar waren.

Deze manier van werken hield de sector al jaren tegen. Docklay zag daarom een grote kans: alles wat nu in Excel, of zelfs op papier, gebeurde digitaliseren, automatiseren en bundelen in een centraal platform dat snelheid, duidelijkheid en betrouwbaarheid terugbrengt in het dagelijkse werk.

Bij de start lag er al een eerste versie van een systeem dat Docklay eerder had laten ontwikkelen. Dit vormde ons vertrekpunt. We begonnen met het analyseren van die basis: hoe waren de workflows opgebouwd, waar zaten de knelpunten en welke onderdelen sloten nog niet goed aan op de praktijk?

“Die eerste versie gaf ons een goed beeld van waar Docklay naartoe wilde, maar ook van waar de chaos zat,” vertelde Sefa.

Van daaruit hebben we de structuur aangescherpt en verschillende optimalisaties doorgevoerd. Elke stap werd afgestemd met Ali en Albert, zodat de keuzes niet alleen technisch klopten, maar vooral praktisch werkten voor de stuwers en planners.

Tijdens het proces kwamen we ook drempels tegen, zoals verouderde processen die lastig te vertalen waren naar een digitale omgeving of wensen die nog niet volledig waren uitgewerkt. Door actief mee te denken, scenario’s te testen en snel te itereren, konden we deze drempels omzetten in concrete oplossingen.

Deze nauwe samenwerking zorgde ervoor dat er een solide, toekomstbestendig fundament ontstond waarop Docklay verder kan blijven groeien.

We hebben een platform ontwikkeld dat alle dagelijkse processen van stuwers en stuwadoors digitaliseert en samenbrengt in een centrale omgeving. In plaats van werken met Excel, papier en losse communicatie krijgen zij nu een systeem dat precies aansluit op hun workflow.

Voor planners betekent dit dat taken, teams en shifts eenvoudig en foutloos kunnen worden ingedeeld, terwijl prestaties automatisch worden gekoppeld aan de juiste medewerker, klant en opdracht. Hierdoor verdwijnen handmatige fouten en gaat facturatie sneller en veel betrouwbaarder.

Voor de stuwers zelf hebben we een grote stap gezet: een mobiele app die hen realtime inzicht geeft in hun werkzaamheden, gewerkte uren en prestaties. Ze hoeven niet langer te wachten op updates of te zoeken in losse documenten, alles staat overzichtelijk op hun telefoon. Dat maakt het voor hen duidelijker wanneer ze waar moeten zijn, wat er van hen wordt verwacht en hoe ze hebben gepresteerd.

Daarnaast biedt het platform complete medewerkersprofielen waarin beschikbaarheid, documenten en inzet per persoon centraal worden beheerd. Dit zorgt voor transparante communicatie en minder misverstanden op de vloer.

Docklay brengt alle losse, tijdrovende processen samen in één stuk slimme logistieke software, waardoor de werkdag voor planners én stuwers eenvoudiger, sneller en een stuk overzichtelijker wordt.

De overstap naar het nieuwe platform heeft direct zichtbaar resultaat opgeleverd. Processen die eerder handmatig, foutgevoelig en tijdrovend waren, verlopen nu gestroomlijnd en volledig digitaal. Planners hebben realtime inzicht in wat er op de vloer gebeurt en kunnen met een druk op de knop shifts indelen, prestaties controleren en facturatie voorbereiden, iets wat volgens Albert “een wereld van verschil maakt" omdat ze niet meer hoeven te wachten op informatie die ergens in een Excel staat. Nu staat alles precies waar het moet staan.

Voor stuwers is de verandering minstens zo ingrijpend. Dankzij de mobiele app hebben zij nu direct inzicht in hun taken, werktijden en prestaties. Waar eerder papieren lijsten en losse telefoontjes nodig waren, staat alles nu overzichtelijk klaar op hun telefoon. Ali, co-founder van Docklay, ziet vooral dat het werk daardoor rustiger en duidelijker is geworden: “Stuwers weten nu precies waar ze aan toe zijn. Dat geeft vertrouwen en voorkomt zoveel ruis.”

Als designer merkt Ali bovendien hoe goed doordacht design direct invloed heeft op het werk:

“Als iets logisch voelt, hoef je het niet uit te leggen. Dat is precies wat we hier hebben bereikt. De app sluit zo goed aan op hoe stuwers werken, dat de adoptie bijna vanzelf ging. Je ziet het meteen: minder vragen, minder fouten, meer duidelijkheid.”

Ook financieel heeft het platform een flinke impact. Doordat prestaties automatisch worden gekoppeld aan de juiste medewerker, klant en kostenpost, verloopt de facturatie sneller en met veel minder fouten. Dat zorgt voor meer grip op kosten, planning en productiviteit, zowel voor Docklay als voor hun klanten.

Wat voor Docklay misschien wel het belangrijkst is: de reactie van de mensen op de vloer. Albert ziet het elke dag terug:

“De jongens op de werkvloer zijn er echt blij mee. Ze zeggen dat het eindelijk een manier van werken is dat simpel is en niet omslachtig werkt.”

Het resultaat is een modern en schaalbaar platform dat de operatie naar een hoger niveau tilt. Geen versnipperde informatie meer, geen tijdverlies door handmatig bijhouden, maar een systeem dat logisch, snel en betrouwbaar werkt voor iedereen op de vloer en op kantoor.